Nog geen files bij burgerzaken

In 2014 werd de geldigheidsduur van reisdocumenten verlengd van vijf jaar naar tien. Dat betekent dat er deze zomer een piek aankomt aan nieuwe aanvragen. Zijn gemeenten er klaar voor? Zestig gemeenten vulden op verzoek van burgerzakenspecialist Aethon een korte vragenlijst in. Veruit de meeste denken de piek goed in beeld te hebben, maar lang niet alle burgerzakenteams zijn ‘topfit’.

Een vijfde

Nadat in 2014 de geldigheidsduur van paspoorten en ID-kaarten werd verlengd van vijf tot tien jaar daalde het aantal nieuwe aanvragen aanvankelijk hard. In 2020 bedroeg dat nog slechts een vijfde van het peiljaar 2014. Maar nu de eerste langere periode op haar eind loopt, komen de aantallen van 2014 weer in beeld. Mede door de gestage bevolkingsgroei komen die nog hoger uit. De hoogste piek wordt voorzien voor 2026 (ID-kaarten) en 2027 (paspoorten).

Rekenmodel

Zijn gemeenten klaar voor de naderende piek? Bijna negen op de tien gemeenten zeggen die goed in beeld te hebben. Niet vreemd, aldus Joost van Dijk, directeur marketing bij Aethon. ‘De NVVB ontwikkelde hiervoor een landelijk rekenmodel dat je voor je eigen gemeente kunt doorrekenen.’ Bovendien is de drukte al merkbaar aan de balies en in het klantcontactcentrum (KCC). ‘We merken nu nog geen stress bij gemeenten, maar over een paar maanden is  het antwoord op de vraag wellicht anders.’

Concreet plan

Bij veel gemeenten is situatie onder controle. Maar toch heeft 18 procent – bijna een op de vijf gemeenten – geen concreet plan van aanpak. Van Dijk: ‘Stel dat het met de aanvragen van reisdocumenten in je gemeente allemaal iets anders loopt dan verwacht. Dat de piek eerder komt, of later, wat doe je dan? Ik zou die gemeenten echt willen adviseren nu werk te maken van een concreet scenarioplan.’

Tientje korting

Ruwweg de helft van de hoofden burgerzaken beschouwt de eigen afdeling als ‘topfit’. Van Dijk: ‘Daar maak ik me wel wat zorgen over. Als je niet topfit bent en de werkdruk stijgt, ontstaan er problemen.’ Vandaar dat gemeenten maatregelen nemen om de piek in het aantal aanvragen van reisdocumenten beter te spreiden. Een gemeente biedt aanvragers zelfs een tientje korting aan als die al in het eerste kwartaal van 2024 hun aanvraag indienen. ‘Een gemeente die jou als burger korting geeft, dat hoor ik niet vaak’, lacht Van Dijk.

Meer werkgeluk

Andere maatregelen die ­gemeenten nemen zijn het eerder informeren van burgers dat hun reispapieren aflopen, ruimere openingstijden van balies en het multi-inzetbaar maken van personeel. ‘Dan kunnen mensen van het KCC bijspringen achter de balie en vice versa’, zegt Van Dijk. ‘Ik vind dat een goede ontwikkeling. Dat levert leukere banen op en meer werkgeluk.’

Lees een uitgebreide versie van dit verhaal met alle bijbehorende grafieken deze week in BB06.